Kako savladati mejlove i sačuvati vreme i živce

SciTech 23. apr 201619:25 > 24. apr 2016 16:32
Pixabay

Koliko vremena trošite proveravajući email? Jeste li ikad proveli sate odgovarajući na mejlove, a na kraju dana imali osećaj da niste postigli ništa?

U proseku trošimo više od dva sata na dolaznu elektronsku poštu. Pretpostavimo da ga ne gledamo vikendom, svejedno trošimo više od 20 dana godišnje godišnje na email.

Kako upravljati emailom i osloboditi vreme? Ako pravilno iskoristite sledećih osam principa, uspećete da prepolovite vreme provedeno na inboxu i raditi nešto pametnije, ili zabavnije:

1. Pre gledanja emaila postavite prioritete

Većina mailova su u biti zadaci: napravi ovo, pogledaj ono, pošalji mi tu informaciju, pročitaj ovo. Pre nego što krenete da rešavate tuđe prioritete, odredite vlastite. Uzmite papir i zapišite tri bitna cilja u danu. Prvo ih ispunite pre nego što uopšte otvorite mail.

2. Ne radite više stvari odjednom

Kad otvarate email, fokusirajte se na što efikasnije rešavanje bitnih stavki i ništa drugo. Pisaćete bolje mailove, u kraćem roku.

3. Nemojte da gledate email pre spavanja

Ako proveravate email kasno u noć, narušavate kvalitet sna. I to ne samo zbog svetlosti. Vi koristite mozak baš onda kad bi trebalo da odmara. Dalje, čak i ako zatvorite inbox, misli će nastaviti da vam se motaju po glavi. To je svojevrsna Pandorina kutija. Ne otvarajte je.

4. Nemojte gledati email odmah nakon ustajanja

Rano jutarnje proveravanje maila pravi pometnju u vašoj glavi i meša vam prioritete. Vratite se na tačku broj 1!

5. Kako upravljati emailom? Isključite notifikacije

Osim ako vas član porodice, ili prijatelj zove da je u krizi, ništa nije hitno. Pogotovo ne email. Notifikacije vas usmeravaju na tuđe prioritete, a zaboravljate na vlastite.

6. Prestanite da šaljete šture poruke

Možda mislite da znate sve da sažmete u jednu poruku, ali to će samo stvoriti mnoštvo pitanja. Pišite tako da se obraćate stvarnoj osobi. Ubacite dodatne detalje i pojašnjenja. Predvidite tuđa pitanja i odgovorite na njih. Inspirišite ljude, tako da ubijete potrebu za dodatnim porukama

7. Iskoristite mobilni telefon

Nemojte pretvoriti email u chat: neke stvari je bolje obaviti telefonski. Ako je tema kompleksnija i iziskuje više poruka, uzmite mobilni. Dvominutni razgovor može vam uštedeti dane međusobne razmene mailova.